Нужен ли кассовый аппарат при регистрации ИП или юрлица в 2023 году?

С 1 января 2023 года всем предпринимателям для регистрации розничных продаж придется использовать кассовый аппарат или POS-терминал. Причем, независимо от того, зарегистрированы они как юридические лица или как индивидуальные предприниматели (ИП). Место совершения продаж или оказания услуг не имеет значения – будь то прилавок на рынке или личная жилплощадь. Следовательно, зафиксировать оплату посредством квитанции недостаточно – необходимо провести покупку через кассу или сохранить в электронной базе данных POS-терминала.

В каких сферах бизнеса обязательно применение кассового аппарата

• розничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами на постоянных рынках, рынках выходного дня, ярмарках, торговых местах в общественных зданиях), в магазинах потребкооперации (сельпо), «магазинах с одним продавцом»;
• передвижная торговля сезонными продовольственными товарами (продажа с машин, мобильные торговые точки);
• услуги, оказываемые по вызову (услуги косметолога или парикмахера, сантехнические работы, сборка мебели и т. п.);
• образовательные услуги (репетиторы), няни, частные сиделки;
• аренда жилых помещений в любом формате (на длительный срок, почасовая);
• организация активного отдыха (экскурсии, охота и рыболовство, туризм), но организация охоты и рыболовства не должны быть связаны с последующей продажей добытого.
• С 1 марта 2023 субъекты хозяйствования, осуществляющие продажу товаров в торговом объекте с торговой площадью 200 квадратных метров и более необходимо использовать кассовый суммирующий аппарат или программную кассу, обеспечивающие дифференцированный учет данных о реализуемых товарах, подлежащих товарной нумерации и штриховому кодированию, с использованием международного идентификационного номера товара (глобальный номер торговой единицы – Global Trade Item Number (GTIN), наносимого на товар (этикетку, упаковку) в виде машиночитаемых символик (штриховых идентификационных кодов).

Исключения:

• оплату мобильных услуг, оказываемых в сельской местности, не требуется оформлять кассовыми чеками (существует утвержденный список услуг);
• без кассы можно реализовывать живую рыбу из цистерн, торговать безалкогольными напитками в розлив;
• не оформляется чеком прием денег непосредственно детскими развлекательными аппаратами (но продажа жетонов производится только через кассу).

Нужен ли кассовый аппарат самозанятым

Ремесленник, работающий своими руками и имеющий статус самозанятого, может не выдавать чеки. Система налогообложения для большинства видов ремесленного упрощена и исходит из приблизительного возможного объема дохода.

Соответственно, пекарь или кондитер, выпекающий свои изделия в статусе самозанятого, на законных основаниях торгует ими без кассового аппарата. Но если он оформил себя как индивидуального предпринимателя (ИП), то обязан открыть расчетный счет, приобрести кассовый аппарат для ИП и оформлять каждую продажу чеками. Если же он как ИП оставит это требование без внимания, то работа без кассового аппарата может обойтись ему в сумму до 3200 руб. (штраф размером до 100 базовых). Юридическому лицу это будет стоить в два раза дороже.

Государство готово сделать послабление в случае форс-мажора: если пришлось торговать в ситуации внезапного прекращения подачи электроэнергии или кассовый аппарат сломался и был отправлен в починку с оформлением соответствующих документов.

Особенность современного кассового аппарата

Современные электронные средства регистрации покупок экономят время не только непосредственному пользователю (предпринимателю), но и налоговым органам. Все кассовые аппараты связаны с налоговой через модуль СКНО (Средство контроля налоговых органов) – небольшой электронный прибор, сообщающий через GSM в налоговую актуальную информацию о текущих продажах товаров и услуг. В режиме реального времени передается полная информация о функционировании кассы:

• включение;
• все суммы, прошедшие через кассу;
• возвраты;
• выключение аппарата.

Если же предприниматель почему-то приобрел кассовый аппарат без модуля СКНО, он обязан докупить и присоединить контролирующее устройство. Кассу, бывшую в употреблении, до начала использования надо проверить на наличие модуля. А также не снята ли эта модель с обслуживания – это можно проверить на сайте Госкомитета по стандартизации по соответствующему реестру.

Перед началом работы с новым кассовым аппаратом индивидуальный предприниматель должен выполнить следующие действия:

• подключить его к СКНО (только после этого чеки приобретут статус законных документов, а продажи станут допустимыми с налоговой точки зрения);
• заключить договор на контроль и обслуживание с Информационно-издательским центром по налогам и сборам, с которым сотрудничает Центр технического обслуживания;
• приобрести и заправить чековую ленту;
• запланировать небольшие ежемесячные расходы на оплату услуг по информационному обслуживанию в СККО и по техническому обслуживанию.

Не имеет смысла экономить на пробитии чеков или заменять настоящий чек на похожую бумажку – один штраф перекроет все выгоды от множества подобных неоформленных продаж.

Установлена предельная сумма в расчетах наличными денежными средствами: 100 БВ от юр. лиц и ИП по одному договору и 500 БВ от физических лиц.

Программная касса: удобно покупателям, выгодно продавцам

Выбор кассового аппарата зависит от особенностей организации торгового процесса. Низкая стоимость кассы не является главным аргументом в пользу ее приобретения.

Уже сейчас большая часть покупок в розничной торговле, а также оплата различных услуг оплачиваются посредством банковской карты. Причем, во многих видах деятельности предприниматели обязаны принимать оплату не только наличными, но и с банковских карт: это торговля на стационарных точках, гостиничный сервис, услуги такси – официальный список включает 19 позиций.

Предприниматель, не имеющий возможности принимать банковские карты, резко сужает круг своих клиентов. Чтобы предоставить своим клиентам возможность расплатиться без наличных денег он может приобрести платежный терминал.

Но наилучший вариант zPOS-касса – программная касса, совмещающая в себе сразу 4 функции, необходимые для розничной торговли (оказания услуг):

• выдача чеков покупателям;
• прием платежей по банковским картам;
• передача данных налоговой инспекции в установленном порядке;
• сбор и распределение финансовой информации для составления отчетов в государственные финансовые органы и для постоянной оценки своих финансовых результатов.

В программной кассе встроен принтер чеков, банковский терминал, сканер штрих-кодов. А вместо модуля СКНО в нем используется токен СКО – флешка, через которую все данные транслируются в налоговую, также как через модуль СКНО. Возможен вариант, когда СКО реализовано в виде облачного сервиса, в таком случае необходимость в физическом устройстве СКО отпадает. Также вся информация сразу идет на персональный компьютер продавца, в его систему электронного учета продаж.

ZPOS-кассу можно взять с собой на место оказания услуги, на мобильную торговую точку, на курьерскую доставку – она работает от аккумулятора, как обычный ноутбук и передает данные через Wi-Fi или сеть мобильной связи 3G/4G.

Удобство для покупателя и продавца, значительная экономия времени на составлении отчетов, возможность непрерывно оценивать свою деятельность и вносить необходимые коррективы – весомые аргументы для замены обычной бумажно-чековой кассы на ZPOS-кассу.

Что могут наши программные ZPOS-кассы

Кроме стандартных кассовых операций (бумажный чек и считывание банковской карты) наши кассы:

• принимают и регистрируют оплату, совершенную при помощи мобильного приложения QR-платежи ОПЛАТИ, с помощью сервиса QR-платежей Cashew/ЕРИП;
• указывают ставку и сумму налога для всего чека и для каждой позиции отдельно;
• формируют или импортируют товарный справочник с USB-накопителя либо с Яндекс-диска;
• учитывают движение товаров, подсказывают направление корректировки товарных запасов, ценообразование для увеличения продаж или для увеличения прибыли, предоставление скидок;
• помогают быстро найти товар в справочнике по штрих-коду, коду DataMatrix, используемого в Государственной информационной системе маркировки товаров, названию, категории.

ZPOS-касса интегрирована с товароучетными системами 1С, системами лояльности и помогает оптимизировать бухгалтерский и управленческий учеты. Благодаря этому возможно:

• централизованное управление товарами, ценами и скидками на них;
• получение о продажах в режиме реального времени;
• формирование консолидированных аналитических отчетов;
• получение статистической информации по операциям с карточками;
• планирование закупок и распределения товаров между торговыми объектами;
• своевременное предоставление информации для расчета налогов.

Тарифные планы, которые доступны для работы ZPOS-кассы: Старт, Стандарт Плюс. Максимальные функциональные возможности доступны при подписке на тарифный план «Плюс».

Тарифный план «Плюс» включает функциональность мультиэквайринг, которая обеспечивает перенаправление операций по карточкам в тот банк, который взымает с торгового объекта минимальную комиссию за эквайринг. Выбор банков гибко настраивается в Личном кабинете, что позволяет существенно экономить на обслуживании по карточкам.

Практичный современный прибор

Особый интерес для мелкого бизнеса могут представлять мобильные ZPOS-кассы. Они печатает чеки, принимает банковские карты, считывают штрих-коды, помещаются в кармане или дамской сумочке, работают от аккумуляторной батареи, т. е. полностью покрывает потребности разъездной торговли и оказания услуг «по месту требования».